Documentació útil per registrar despeses i impostos d'una activitat a Espanya.
La deduïbilitat depèn de l'impost i de les circumstàncies de l'operació. A més d'un document correcte, normalment cal relació amb l'activitat, registre comptable o fiscal i, quan calgui, evidència del pagament.
Conserva la documentació durant els terminis legals aplicables i consulta cada cas concret quan hi hagi dubtes.
En una factura completa han de constar, entre altres dades, emissor i destinatari, NIF, número i, si escau, sèrie, data d'expedició, descripció de l'operació, bases, tipus i quota d'IVA o la menció corresponent.
La informació exigible pot variar segons el tipus d'operació i el règim aplicable.
Una factura simplificada no sempre conté les mateixes dades que una factura completa. Per justificar certes deduccions d'IVA pot ser necessari que identifiqui el destinatari i mostri les dades tributàries exigides.
En demanar-la, indica que la necessites vinculada a la teva activitat i comprova que les dades siguin correctes.
Un rebut bancari, un extracte de targeta o un justificant de pagament poden complementar la documentació, però no substitueixen automàticament la factura del proveïdor. Albarans, pressupostos i confirmacions de comanda tampoc acrediten per si sols la factura definitiva.
Les compres i serveis de la UE, Canàries, Ceuta, Melilla o països tercers poden seguir regles d'IVA diferents. L'alta al ROI i la verificació del NIF-IVA a VIES només procedeixen quan l'operació ho requereix.
Abans d'acceptar una factura sense IVA o amb IVA estranger, reuneix el detall de l'operació i consulta la regla de localització aplicable.
Envia factures llegibles i completes, juntament amb justificants de pagament quan ajudin a acreditar l'operació. Els rebuts de quotes de la Seguretat Social poden ser el document justificatiu disponible per a aquesta quota.
Si falta una factura o hi ha dades incorrectes, demana la correcció al proveïdor abans de tancar el període.